TUGAS ADMINISTRASI
KEUANGAN
SELAMA OJT
Disusun oleh:
SMK NEGERI 1 BOYOLALI
TAHUN PELAJARAN
2014/2015
ü Sistem Pencatatan Dana Kas Kecil
1.
Imprest System
Operasional dana kas kecil, yang sering kali disebut
sistem imprest, mencakup tiga tahap yaitu:
A. Membentuk Dana
Dua tahap pokok dalam membentuk dana kas kecil adalah:
1.
menunjuk petugas kas kecil yang bertanggung jawab atas dana
2.
menentukan jumlah dana yang diperlukan
Umumnya, jumlah yang
diperkirakan untuk menutup pengeluaran yang diantisipasi adalah jumlah untuk
periode 3-4 minggu ke depan. Untuk membentuk dana, utang cek ke penjaga
(kustodian) kas kecil diterbitkan sebesar jumlah yang ditentukan tersebut.
Contoh: jika Laird Company memutuskan untuk membentuk dana sebesar $ 100 pada
tanggal 1 Februari, ayat jurnalnya:
Kustodian mencairkan cek dan
menyimpan hasilnya pada kotak atau tempat kecil kas kecil yang terkunci.
Sebagian besar dana kas kecil dibentuk dengan jumlah yang tetap. Tidak ada ayat
jurnal tambahan yang dibuat untuk akun Kas Kecil selama manajemen tidak
mengubah jumlah dana yang dikehendaki. Contoh: Jika Laird Company memutuskan
pada tanggal 1 Juni untuk menaikkan jumlah dana menjadi $ 250 maka
B. Melakukan Pembayaran Dari
Dana
Penjaga
(kustodian) dana kas kecil memiliki wewenang untuk melakukan pembayaran dari
dana kas sesuai dengan kebijakan manajemen. Umumnya, manajemen membatasi
besarnya pembelanjaan yang dilakukan. Juga, mungkin tidak diizinkan menggunakan
dana tersebut untuk transaksi tertentu (seperti memberikan pinjaman jangka
pendek kepada karyawan). Setiap pembayaran dari dana harus didokumentasikan
pada tanda terima kas kecil yang telah diberi penomoran sebelumnya (atau
Voucher kas kecil). Tanda tangan kustodian dan pihak penerima pembayaran
diperlukan pada tanda terima tersebut. Jika dokumen pendukung lainnya seperti
tagihan biaya angkut atau faktur tersedia, maka harus dilampirkan juga pada
tanda terima kas kecil.
Tanda terima
disimpan di kotak kas kecil hingga dana nyaris habis dan perlu diisi ulang.
Jumlah pada tanda terima kas kecil dan uang di dana seharusnya sama dengan
jumlah yang dibentuk setiap waktu. Perhitungan dadakan dapat dilakukan kapan
saja dengan pihak yang tidak terkait, seperti auditor internal, untuk
menentukan bahwa apakah dana yang dijaga masih tetap utuh.
Tidak ada
pencatatan akuntansi saat dilakukan pembayaran dari kas kecil. Hal ini dianggap
tidak diperlu. Sebagai gantinya, pengaruh akuntansi atas setiap pembayaran diakui
ketika dana diisi ulang.
C. Mengisi Ulang Dana
Ketika uang pada kas kecil mencapai tingkat minimum, dana diisi ulang.
Permintaan penggantian uang (reimbursement) diusulkan oleh penjaga
(kustodian) kas kecil. Pihak ini menyiapkan skedul (atau ringkasan)
pembayaran-pembayaran yang telah dilakukan dan memberikan skedul tersebut,
disertai dengan tanda terima kas kecil dan dokumentasi lainnya ke bagian
bendahara. Tanda terima dan dokumen pendukung dipelajari oleh bagian bendahara
untuk diverifikasi bahwa telah dilakukan pembayaran yang memadai dari dana
tersebut. Bagian bendahara kemudian menyetujui permohonan itu dan sebuah cek
disiapkan untuk mengisi ulang dana dengan jumlah yang sama besar saat dana
dibentuk. Pada saat yang sama, dokumen pendukung diberi stempel (dicap) “lunas”
sehingga tidak dapat dilampirkan lagi untuk permohonan pembayaran.
Sebagai contoh, asumsikan tanggal 15 Maret penjaga (kustodian) kas kecil
meminta cek sebesar $ 87. Dana terdiri atas uang tunai $ 13 dan terima kas
kecil untuk benda pos $ 44, biaya angkut $ 38, dan beban lain-lain $ 5. Ayat
jurnal umum yang diperlukan adalah:
Perhatikan bahwa akun Kas Kecil tidak dipengaruhi oleh
ayat reimbursement. Pengisian ulang mengubah komposisi penggunaan tanda
terima kas kecil dengan kas. Hal ini tidak mengubah saldo dana.
Mungkin juga diperlukan mengisi dana kas kecil dengan kelebihan dan kekurangan
kas. Hal ini terjadi ketika kas ditambah tanda terima kasih pada kotak kas
kecil tidak sama dengan jumlah kas kecil yang dibentuk pada dana kas kecil.
Sebagai contoh, asumsikan pada contoh sebelumnya penjaga (kustodian) kas hanya
memiliki uang tunai $ 12 ditambah tanda terima sebagaimana dituliskan diatas.
Dengan demikian, permintaan reimbursement menjadi $ 88. Ayat jurnal yang
diperlukan adalah
Jika kustodian memiliki uang tunai $ 14, permintaan reimbursement menjadi $ 86
dan Kelebihan dan kekurangan kas akan dikredit sebesar $ 1 (kelebihan). Saldo
debit pada akun Kelebihan dan Kekurangan Kas dilaporkan pada Laporan Laba Rugi
sebagai beban lain-lain. Saldo kredit pada akun Kelebihan dan Kekurangan Kas
dilaporkan pada Laporan Laba Rugi sebagai pendapatan lain-lain. Kelebihan dan
Kekurangan Kas ditutup pada Ikhtisar Laba Rugi di akhir tahun.
Dana kas kecil seharusnya diisi ulang pada akhir periode akuntansi tanpa
memerhatikan uang tunai yang masih ada di dana. Pengisian ulang pada saat ini
diperlukan untuk mengetahui pengaruh pembayaran kas kecil pada laporan
keuangan.
Pengendalian internal atas dana kas kecil diperkuat dengan:
1. Memiliki
supervisor untuk melakukan perhitungan mendadak atas dana untuk menjamin apakah
voucher yang dibayar dan dana kas sama dengan jumlah di awal.
2. Membatalkan atau menarik voucher yang sudah dibayar sehingga tidak bisa diajukan
ulang atau diganti.
2.
Fluktuatif System
Sistem dana tidak tetap
(Fluctuative System), merupakan sistem di mana besarnya dana kas kecil
berubah-ubah sesuai dengan pengeluaran dan penerimaan atau penambahan kas
kecil. Pada sistem ini, pengelola kas kecil melakukan pencatatan pada buku kas
kecil untuk setiap pengeluaran maupun penambahan dana kas kecil yang akan
dijadikan dasar untuk diposting ke perkiraan-perkiraan buku besar.
Pencatatn sistem dana tidak
tetap dalam jurnal nampak sebagai berikut.
|
No
|
Keterangan
|
Jurnal
|
|
1
|
Pada saat pembentukan dana
kas kecil
|
Kas
kecil
xxx -
Kas
- xxx
|
|
2
|
Pada saat pemegang kas kecil
melakukan pembayaran biaya
|
Biaya-biaya
xxx -
Kas
Kecil
- xxx
|
|
3
|
Pada saat menerima tambahan
uang dari pemegang kas umum
|
Kas
Kecil
xxx -
Kas
- xxx
|
|
4
|
Pada saat kas kecil diisi
kembali
|
Kas
Kecil
xxx -
Kas
- xxx
|
Berikut adalah perbedaan
antara Imprest System dengan Fluktuatif System
Contoh:
|
Soal
|
Imprest
System
|
Fluktuatif
System
|
|
1 Jan PT ABC membentuk dana
kas kecil Rp 500.000
|
1/1 Kas Kecil 500.000
Kas
500.000
|
1/1 Kas Kecil 500.000
Kas
500.000
|
|
7 Jan Pengeluaran untuk
membeli ATK Rp 150.000
|
-
|
7/1 Biaya ATK 150.000
Kas
150.000
|
|
15 Jan membayar ongkos taksi
Rp. 50.000
|
-
|
15/1 Biaya Taksi 50.000
Kas
50.000
|
|
25 Jan membeli konsumsi
untuk lembur karyawan Rp 100.000
|
-
|
25/1 Biaya Konsumsi 100.000
Kas
100.000
|
|
1 Feb pengisian kembali dana
kas kecil
|
1/2 Biaya ATK
150.000
Biaya
Taksi 50.000
Biaya
Konsumsi 100.000
Kas
300.000
|
1/2 Kas Kecil 300.000
Kas
300.000
|
ü Bukti (Form)
Pengeluaran , Penerimaan , Pengajuan Dana Kas Kecil
1.
Bukti
pengeluaran
2.
Bukti penerimaan
|
Bukti Penerimaan Kas Kecil
|
|
|
Telah
diterima dari : Kasir
|
No.Voucher weker
Tanggal : 1 Maret 2013
|
|
Keternagan
Dana Kas
Kecil dari bagian keuangan
|
Jumlah
Rp. 5.500.000,-
|
|
Total
|
Rp. 5.500.000,-
|
|
Disetujui
Oleh :
Diserahkan Oleh :
Diterima Oleh:
Direktur
Utama
Kasir
Manager.Bag. Adm
(Ari
Husni, SE,MM)
( Murniati, SE ) ( Waluyo, SE )
|
|
|
Bukti Penerimaan Kas Kecil
|
|
|
Telah
diterima dari : Kasir
|
No.Voucher weker
Tanggal : 1 Maret 2013
|
|
Keternagan
Dana Kas
Kecil dari bagian keuangan
|
Jumlah
Rp. 5.500.000,-
|
|
Total
|
Rp. 5.500.000,-
|
|
Disetujui
Oleh : Diserahkan Oleh : Diterima
Oleh:
Direktur
Utama
Kasir
Manager.Bag. Adm
(Kinoy
Chaniago, SE,Ak) ( Herman,
Amd ) (
Adinata,SE )
|
|
|
Bukti Penerimaan Kas Kecil
|
|
|
Telah
diterima dari : Kasir
|
No.Voucher weker
Tanggal : 1 Maret 2013
|
|
Keternagan
Dana Kas
Kecil dari bagian keuangan
|
Jumlah
Rp. 5.500.000,-
|
|
Total
|
Rp. 5.500.000,-
|
|
Disetujui
Oleh :
Diserahkan Oleh : Diterima
Oleh:
Direktur
Utama
Kasir
Manager.Bag. Adm
(M.Faisal,
S.Kom)
( Rangga, SE ) ( Ardiansyah, SH
|
|
3.
Bukti pengajuan
dana kass kecil
|
Form Pengajuan Kas Kecil
|
|
|
Dana untuk
bagian : Administrasi
Periode
Kas Kecil : Maret 2013
Dana Awal
Kas Kecil : Rp. 7.000.000,-
Saldo : Rp. 1.500.000,-
|
|
|
Keterangan
|
Jumlah
|
|
Pengajuan
Dana Untuk Kas Kecil
Bagian
Administrasi
|
Rp. 5.500.000,-
|
|
Total
|
Rp. 5.500.000,-
|
|
Disetujui
oleh : Manager Bag. Administrasi Diterima Oleh : Kasir
( Ardiansyah, SH )
( Rangga, SE)
Tanggal :
1 Maret 2013 Tanggal : 1 Maret 2013
|
|
|
Form Pengajuan Kas Kecil
|
|
|
Dana untuk
bagian : Administrasi
Periode
Kas Kecil : Maret 2013
Dana Awal
Kas Kecil : Rp. 7.000.000,-
Saldo : Rp. 1.500.000,-
|
|
|
Keterangan
|
Jumlah
|
|
Pengajuan
Dana Untuk Kas Kecil
Bagian
Administrasi
|
Rp. 5.500.000,-
|
|
Total
|
Rp. 5.500.000,-
|
|
Disetujui
oleh : Manager Bag. Administrasi Diterima Oleh : Kasir
( Adinata, SE )
( Heman, Amd )
Tanggal :
1 Maret 2013
Tanggal : 1 Maret 2013
|
|
|
Form Pengajuan Kas Kecil
|
|
|
Dana untuk
bagian : Administrasi
Periode
Kas Kecil : Maret 2013
Dana Awal
Kas Kecil : Rp. 7.000.000,-
Saldo : Rp. 1.500.000,-
|
|
|
Keterangan
|
Jumlah
|
|
Pengajuan
Dana Untuk Kas Kecil
Bagian
Administrasi
|
Rp. 5.500.000,-
|
|
Total
|
Rp. 5.500.000,-
|
|
Disetujui
oleh : Manager Bag. Administrasi Diterima Oleh : Kasir
( Waluyo,SE )
( Murniati, SE)
Tanggal :
1 Maret 2013 Tanggal
: 1 Maret 2013
|
|
ü Form Laporan
Penggunaan Dana Kas Kecil
Tidak ada komentar:
Posting Komentar